Kako do dobrega računovodstva?

Pomen računovodskih informacij v današnjih pogojih poslovanja vedno bolj pridobiva vrednost tako za zunanje uporabnike (poslovne partnerje, državo, banke…), kot tudi za notranje uporabnike. Zlasti poslovodstvo se na podlagi računovodskih informacij odloča o nadaljnjih ukrepih pri poslovanju.

Skrbno izbran računovodski servis pomeni varnost, saj nudi celovito podporo in svetuje podjetjem, spoštuje zaupnost podatkov in se prilagaja potrebam strank.
Izbira kakovostnega računovodskega servisa je zato zelo pomembna.

Če izvajalca računovodskih storitev še nimate izbranega, ali razmišljate o tem, da bi ga zamenjali, si pred tem odgovorite na naslednja vprašanja:

1. Kakšen obseg storitev potrebujem?

Osnovne storitve izvajalcev računovodskih storitev so:

vodenje temeljnih poslovnih knjig (dnevnik in glavna knjiga)

vodenje registra osnovnih sredstev

obračunavanje plač in drugih izplačil fizičnim osebam

obračunavanja davka na dodano vrednost

sestavljanje računovodskih izkazov in letnega poročila

sestavljanje obračuna davka od dohodkov pravnih oseb/davčnega obračuna akontacije dohodnine od dohodka, doseženega z opravljanjem dejavnosti.

Poleg tega lahko izvajalci računovodskih storitev nudijo tudi:

poročanja poslovodstvu in lastnikom

svetovanja (davčno, finančno, kadrovsko in pravno, lahko tudi v sodelovanju z zunanjimi svetovalci).

 

2. Ali ima izvajalec računovodskih storitev zavarovano poklicno odgovornost?

Izvajalec računovodskih storitev, ki ima zavarovano poklicno odgovornost, izkazuje določeno stopnjo odgovornosti v poslu. Z zavarovanjem so pri zavarovalnici krite škode zaradi napake ali opustitve poklicne dolžnosti zavarovanca in njegovih zaposlenih pri opravljanju dejavnosti.

3. Ali ima izvajalec računovodskih storitev že stranko iz dejavnosti, s katero se ukvarja moje podjetje?

Pritrdilen odgovor na to vprašanje vam bo pokazal, koliko računovodja pozna posebnosti vaše dejavnosti. Boljše razumevanje dejavnosti zagotovo predstavlja prednost pri izbiri.

4. Ali kot stranka dobim svojega skrbnika?

Če ima izvajalec računovodskih storitev več zaposlenih, preverite, ali vam bodo dodelili skrbnika. Prednost skrbnika je v tem, da pozna vaše podjetje in poslovanje. Sproti vas bo opozarjal na neurejene stvari (na primer, če določen poslovni dogodek ni podprt z ustrezno dokumentacijo). 

 5. Kakšne računovodske programe uporabljajo pri vašem izvajalcu računovodskih storitev?

Z razvojem sodobnih tehnologij so se spremenili načini dela v podjetjih in pri izvajalcih računovodskih storitev. Ustrezna informacijska tehnologija omogoča prilagajanje računovodskih storitev potrebam uporabnikov. V primeru, da želite vpeljati brezpapirno poslovanje, preverite, ali vam to lahko zagotovijo (omogoča enkraten vnos podatkov, evidentiranje in elektronsko izmenjavo skeniranih dokumentov ter zagotavlja, da so informacije dostopne vsem uporabnikom na enem mestu).

6. Ali vaš izvajalec računovodskih storitev posluje skladno s poslovno etiko in kodeksom stanovske organizacije?

Kodeks Zbornice računovodskih servisov je zapis pravil, po katerih se ravnajo člani zbornice pri opravljanju svoje dejavnosti in kot tak predstavlja standard ravnanja zaposlenih pri izvajalcih

računovodskih storitev.

7. Ali je vaš izvajalec računovodskih storitev član katere od organizacij?

Članstvo v organizaciji velikokrat pomeni, da ima izvajalec računovodskih storitev dostop do različnih izobraževanj, izmenjave dobrih praks, obvestil o spremembah zakonodaje, zavezan pa je tudi k spoštovanju poklicnega kodeksa. Zelo pomembno je, da so zaposleni v izvajalcih računovodskih storitev sproti obveščeni o spremembah zakonodaje, prav tako pa je pomembno tudi, da so seznanjeni z zakonodajo, ki je še v pripravi, torej s predlogi zakonov in drugih predpisov.

8. Na kakšen način pri vašem izvajalcu računovodskih storitev skrbijo za varnost poslovnih in osebnih podatkov?

Izvajalec računovodskih storitev hrani osebne podatke zaposlenih in vse poslovne podatke o vašem podjetju. Zato je dobro, da vnaprej preverite, kako izvajalec računovodskih storitev skrbi za njihovo varnost.

Priporočeno je, da je varstvo osebnih podatkov s posebnim členom opredeljeno v pogodbi o opravljanju računovodskih storitev med stranko in izvajalcem računovodskih storitev, skladno z Zakonom o varstvu osebnih podatkov, ki sistemsko ureja to področje.

9. Na kakšen način pri vašem izvajalcu računovodskih storitev skrbijo za varstvo dokumentnega sistema?

Izvajalec računovodskih storitev mora zagotoviti tudi varnostne kopije (back up) podatkov o poslovanju svojih strank in ustrezno zaščito pred nepooblaščenimi vdori v svoj računalniški sistem.

Vir: Zbornica računovodskih servisov